Importeren van gegevens

Het is mogelijk om klanten, producten en facturen te importeren vanuit een CSV (kommagescheiden) of Excel bestand. 
Via het "Instellingen" menu kies je voor de optie "Importer & export > Importeren". Je kunt bij "Type" dan kiezen uit 5 verschillende type om gegevens te importeren. 

Type import

1. Contacten
Hiermee kunnen bedrijven en particulieren worden ingelezen in efactuurdirect.
Een bedrijf of particulier kan uit meerdere contactpersonen bestaan. Een extra contactpersoon kan op een aparte regel worden geplaatst waarbij de bedrijfsnaam en het adres (postcode+huisnummer) identiek moet blijven.

2. Producten
Gebruik deze import om nieuwe producten in te lezen. Bestaande producten kunnen worden bijgewerkt door een product ID of productcode (SKU) mee te sturen.

3 .Facturen
Met deze import kunnen facturen en periodieke facturen worden aangemaakt als concept.
Het is van belang dat de contacten al bestaan. De facturen kunnen aan een contact worden gekoppeld door middel van ons contact ID of een eigen contact nummer.

4 .Facturen & Contacten
Deze import is bedoeld om op een eenvoudige manier facturen naar nieuwe contacten te sturen.
De contacten zullen automatisch worden aangemaakt en gekoppeld aan de factuur. Let op dat er geen controle is op bestaande contacten. 

5. Facturen met Factuurnummers
Deze import is bedoeld als initiële import om facturen over te zetten uit een andere administratie.
Er zullen geen PDF documenten worden gegenereerd en contacten zullen geen mails krijgen.

Tabbladen

1. Upload csv
Nu kun je bij het eerste tabblad "Upload csv" het gewenste csv bestand uploaden. Hier kun je ook nog een aantal voorkeuren opgeven mbt het bestand zoals het scheidingsteken en wel of niet kommagescheiden. Afhankelijk van het type import zijn er nog wat andere voorkeuren beschikbaar. 

2. Toewijzen
In het tweede tabblad krijg je een voorbeeld te zien (de eerste 3 regels) van het zojuist geïmporteerde csv bestand. Hierdoor kun je herkennen om welk type gegevens dit gaat. Via kolom "Veld" kun je dmv de pulldown dit toewijzen.

3. Voorbeeld
Als je klikt op tabblad 3 zie je een voorbeeld van de eerder geïmporteerde data welke is verwerkt met de in stap 2 toegewezen mutaties. Hiermee kun je dus controleren of de gegevens overeen komen met de vetgedrukte titels bovenaan. Indien hier nog onjuistheden in zitten kun je terug naar stap 2 en hier de gewenste aanpassingen maken.

4. Verwerken
Wanneer je klikt op stap "4. Verwerken" zullen we welke rij in het bestand analyseren en controleren. Er al dan een korte samenvatting te zien zijn met daarbij eventueel een foutrapportage met onjuistheden die zijn gevonden tijdens deze analyse. Welke in een apart bestand zijn te downloaden om eventueel desgewenst te verbeteren en later opnieuw te importeren. Indien de geanalyseerde gegevens juist zijn kun je de import definitief verwerken door op "Opslaan" te klikken.

Slimme functies

Er zijn soms tijdens het importeren een aantal slimme functies beschikbaar die te benaderen zijn via de meest rechtse kolom "acties" en dan te klikken op het 3 stippen menu.

- Standaard waarde
In het actie menu is er de optie om een standaard waarde op te geven indien het veld leeg is of dient te worden overschreven met een nieuwe waarde.

- Splitsen van een veld
In sommige gevallen zijn er slimme functies beschikbaar zoals bijvoorbeeld het opsplitsen van een voornaam en achternaam, of het splitsen van een adres veld.

- Samenvoegen van velden
Door meerdere velden aan hetzelfde label toe te wijzen zullen deze worden samengevoegd. 

Factuur en productregel korting
Per productregel kun je een korting meesturen. Via "acties" kun je aangeven of dit om het om een percentage of bedrag gaat.
Factuurkorting kan worden toegevoegd door een extra productregel mee te sturen met een waarde in het "korting" veld maar zonder waarde in het "prijs" veld.

Tekstregel toevoegen
Een tekstregel kan worden toegevoegd met een waarde in het "beschrijving" veld maar zonder waarde in het "productnaam" veld.

- Laatste import ongedaan maken
Het is mogelijk om het laatst geïmporteerde bestand ongedaan te maken mochten de gegevens niet goed zijn verwerkt. Deze mogelijkheid is alleen beschikbaar als er nog geen nieuw bestand is geüpload.

- Factuurcyclus
0 - Eenmalig
1 - Wekelijks
2 - 2 Wekelijks
3 - 4 Wekelijks
4 - Maandelijks
5 - 2 Maandelijks
6 - Per kwartaal
7 - Halfjaarlijks
8 - Jaarlijks  
Let op: In het import bestand, bij de kolom "Periodieke cyclus" is alleen het cijfer genoeg. Dus maak je een factuur aan met een "Maandelijkse" cyclus, dan is in dit geval het getal "4" genoeg.

- Voorbeeldbestanden
Download hier een aantal voorbeeldbestanden.

Nog hulp nodig? Neem contact op Neem contact op