Europese automatisch incasso
Algemeen
Om SEPA Europese automatisch incasso te kunnen gebruiken is een koppeling met Mollie ( aanmelden) nodig of een SEPA Core (normaal) incasso contract bij een bank. Automatische incasso via Mollie gaat geheel automatisch, inclusief verwerken van storno's en heeft de voorkeur.
Efactuurdirect gebruikt de factuur vervaldatum als incassodatum, zodat de verplichte vooraankondiging op de factuur staat vermeld.
Om gebruik te maken van SEPA Incasso en heb je toestemming van de klant nodig door middag van een rechtsgeldig ondertekende machtiging. De machtiging is eigen verantwoordelijkheid en kun je eventueel digitaal versturen via Esigneren.
Zonder machtiging loop je het risico op kosten voor een Melding Onterechte Incasso (MOI) bij een stornering na 8 weken.
SEPA Incasso via Mollie
Een incasso factuur via Mollie zal 3 dagen voor de factuur vervaldatum automatisch worden verwerkt. Bij een stornering zal de betaling weer ongedaan worden gemaakt en krijgt deze status "Storno". Bij de codes AM04 (onvoldoende saldo) en MS03 (administratieve reden) zal er automatisch een herinnering worden verstuurd als automatische herinneringen aan staan.
- Let op dat het maximum bedrag voor SEPA Incasso bij Mollie € 1000 bedraagt. Neem contact op met Mollie om dit limiet aan te passen.
- Als je gebruikt maakt van Exact Online of Twinfield kun je automatisch afletteren door maandelijks het MT940 bestand van Mollie te uploaden.
Instellingen voor Mollie
Na aanmelding bij Mollie kun je deze eenvoudig koppelen bij de instellingen van jouw account. Deze kun je vinden via Instellingen > Betalingen > Online betalingen.
Op onze instellingen pagina vul je de token in welke je bij de gekozen betaaldienst kunt uitlezen. En daarna de optie "Gebruik Mollie SEPA-incasso" aan te vinken.
Je kunt nu bij nieuwe en bestaande contacten de incasso mogelijkheid activeren. 
SEPA incasso via je eigen bank
Na het afsluiten van het contract krijg je een Incassant ID welke moet worden opgeslagen bij "Instellingen > Betalingen > Incassobatch".
Hierna kun je per contact aangeven of deze akkoord heeft gegeven voor incasso. Ook kan de contact dit zelf activeren en deactiveren via de klantlogin mogelijkheid.
Bij een geactiveerde contact zullen nieuwe facturen zijn voorzien van de incasso status.
De incassobatch zal afhankelijk van de geselecteerde bank 2 dagen vooraf moeten worden aangeboden via telebankieren.
Het incassobestand kan worden gedownload door de periode van de gewenste facturen te selecteren. Dit bestand zal alle facturen met incasso status bevatten welke nog niet zijn betaald.
De volgende procedure is van belang voor een correcte afhandeling van de batches:
1. Genereer een batch voor de gewenste periode.
2. Download de batch en upload deze dezelfde dag nog bij de bank.
3. Wacht tot de bank de batch heeft verwerkt (vanaf de vervaldatum) en zet daarna de batch op verwerkt. We zetten dan alle facturen op betaald.
4. Bij een stornering van facturen moet handmatig de betaling worden teruggezet naar "niet betaald" vanuit het facturen overzicht.
5. Verstuur een herinnering voor de storneringen of maak een nieuwe batch voor deze periode.
Aandachtspunten
- Bij het downloaden van het incassobestand zullen batches met een vervaldatum in het verleden automatisch worden opgehoogd naar minimaal 2 werkdagen.
- Als je een incassobestand met meerdere incasso data genereert, zal deze worden opgesplitst in meerdere batches in 1 bestand. Je betaald vaak per batch een verwerkingsbedrag bij de bank.
- Houd rekening met batch limieten in het contract van de bank
- Mocht een machtiging problemen blijven geven dan kun je de machtiging opnieuw instellen door de deze uit te zetten en daarna weer aan te zetten per contact.
- Zet de facturen niet zelf op "betaald", maar gebruik de verwerk batch functie hiervoor! Storno's daarna handmatig terugzetten op "niet betaald".
- Als je gebruik maakt van automatische herinneringen zullen deze niet worden verstuurd voor incasso facturen.