Exact Online
Synchronisatie gegevens
De contacten, verstuurde en inkomende facturen kunnen automatisch worden verstuurd van efactuurdirect naar Exact Online.
Optioneel kan het PDF bestand van de factuur ook worden meegestuurd en kunnen rubrieken van efactuurdirect worden gekoppeld aan een grootboekrekening voor uitgaande en inkomende facturen.
Koppelen met Exact Online
Vanuit efactuurdirect kan de koppeling tot stand worden gebracht door op "Start koppeling" te klikken, welke terug te vinden is via "Instellingen > Koppelingen > Boekhouding". Daarna zal je worden omgeleid naar het Exact Online app center waar je kunt aanmelden met je Exact Online account.
Klik hier als je een melding krijgt over onvoldoende rechten..
Handig om te weten
- Bepaal met de startdatum vanaf welke factuurdatum de boekingen moeten worden geplaatst in Exact. Dit hoeft eenmalig ingesteld te worden. Aanpassingen in contacten zullen worden bijgewerkt in Exact Online. Facturen worden eenmalig verstuurd.
- Let erop dat de grootboekrekeningen in efactuurdirect onder Import & Export overeenkomen met Exact Online.
- Gebruik de btw codes voor exclusief btw.
- Indien er meerdere administraties in Exact Online aanwezig zijn kun je de gewenste administratie opgeven. Standaard zal er worden gesynchroniseerd met de huidig geopende administratie in Exact Online.
- De facturen worden als boeking in Exact geplaatst op betalingsconditie code 14 (normaal) of IN (incasso).
- We sturen de originele factuurnummers naar Exact mee onder "Uw ref.". Dit veld kan via aanpassen op de boeking pagina zichtbaar worden gemaakt.
- Voor Exact is het vereist om voor- en achternaam velden in te vullen bij contacten.
- Als de PDF bestanden ook mee worden gestuurd zal de synchronisatie wat langer duren.
- Rubrieken kunnen worden gebruikt om per productregel een andere grootboekrekening te koppelen. Op deze manier kunnen inkomende facturen direct op de juiste grootboekrekening worden gekoppeld. Dit kan worden ingesteld via "Instellingen -> Rubrieken -> Acties"
- Indien automatische export staat geactiveerd, zullen de gegevens elke nacht naar Exact Online worden gexporteerd. Het is in dit geval raadzaam om een administratie te selecteren en niet op huidig te laten staan.
Meest voorkomende foutmeldingen
- "Error in converting value for property 'GLAccount' to type 'Guid'"
De grootboekrekeningen komen niet overeen met de waardes in Exact Online.
- "Ongeldige referentie: Betalingsconditie"
De code van de betalingsconditie komt niet overeen met de waarde in Exact Online.
- "Ongeldige referentie: BTW-code"
De BTW-codes komen niet overeen met de waardes in Exact Online.
- "In gebruik: Boekstuknummer"
Het boekstuknummer bestaat al in Exact Online. Dit kan voorkomen als de optie "Gebruikt het factuurnummer als verkoop boekstuknummer" actief is en het factuurnummer al bestaat als boekstuknummer. Je kunt er voor kiezen om deze optie uit te zetten waardoor Exact Online de boekstuknummers bepaald.
Ook kan het incidenteel voorkomen dat dezelfde boeking al is aangemaakt. In dit geval kun je de boeking handmatig in Exact Online verwijderen zodat wij hem opnieuw kunnen aanmaken.
- "Periode-datumtabel bevat geen periode voor deze datum" of "Verplicht: Boekjaar"
Deze melding krijg je als de periode voor de boekingen die wij proberen aan te maken op basis van onze factuurdatum nog niet bestaat in Exact Online.
Zie voor meer informatie hierover: https://support.exactonline.com/community/s/knowledge-base#All-All-HNO-Task-financial-generic-fingeneric-createfinyeart
-"We were unable to process your request. Please try again."
"A problem has occurred. The cause of this issue will be investigated as soon as possible"
Exact Online heeft momenteel een storing waardoor de koppeling tijdelijk niet werkt. Probeer het later nog een keer. We zullen de data met terugwerkende kracht bijwerken.
-"To many requests"
Het dagelijkse limiet van de koppeling is bereikt. We zullen de data de volgende dag met terugwerkende kracht aanvullen.